ระบบบริหารโรงแรม–รีสอร์ท
พลิกโฉมการบริหาร
จัดการโรงแรมแบบครบวงจร (HMS) ที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาด ระบบนี้ช่วยจัดการงานส่วนหน้า ตั้งแต่การจองแบบเรียลไทม์ การแท็กกลุ่มลูกค้า ไปจนถึงการเช็คอินและเช็คเอาต์ที่รวดเร็ว พร้อมความสามารถในการจัดการกรณีพิเศษ เช่น การย้ายห้องหรือการพักต่อ โดยมีการคำนวณส่วนต่างราคาอย่างชาญฉลาด นอกจากงานบริการลูกค้าแล้ว ระบบยังครอบคลุมงานปฏิบัติการภายใน เช่น การบริหารจัดการงานทำความสะอาดและงานซ่อมบำรุงในแบบเรียลไทม์ และการตั้งราคาห้องพักแบบยืดหยุ่นตามฤดูกาลเพื่อเพิ่มรายได้ ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลกลางอย่างปลอดภัย ซึ่งแตกต่างจากการใช้ไฟล์ Excel ที่มีความเสี่ยงสูง โดย ระบบมีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง และบันทึกประวัติการทำรายการของพนักงานเพื่อความโปร่งใสในทุกขั้นตอน ท้ายที่สุด ระบบรายงานที่ครอบคลุม ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ตัวชี้วัดสำคัญทางธุรกิจ และสรุปข้อมูลทางการเงินเพื่อประกอบการตัดสินใจและการทำบัญชีได้อย่างแม่นยำ
⭐ระบบการจองห้องพัก (Booking System)
ระบบนี้ช่วยให้โรงแรมจัดการการจองได้ครบวงจรตั้งแต่ลูกค้าเริ่มจองจนถึงขั้นตอนรับเงิน โดยทั้งหมดอยู่ในหน้าจอเดียว ทำให้พนักงานเห็นภาพรวมของสถานะห้องพักทั้งหมดได้ชัดเจน ทั้งมุมมองอาคาร มุมมองชั้น และมุมมองตามประเภทห้องพักว่าห้องไหนว่าง ห้องไหนถูกจองแล้ว หรือห้องไหนมีผู้เข้าพักอยู่ นอกจากนี้เมื่อลูกค้าทำการจอง ระบบจะบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ เบอร์โทร จำนวนผู้เข้าพัก ทะเบียนรถ รวมถึงความต้องการพิเศษ ทำให้การเตรียมห้องหรืออุปกรณ์เป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว
โรงแรมยังสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายเสริมได้ เช่น เตียงเสริม อาหารเช้า มินิบาร์ หรือบริการอื่น ๆ โดยระบบจะรวมยอดอัตโนมัติ ทำให้ออกบิลได้ง่ายและตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก ทั้งหมดนี้ช่วยลดปัญหาการเขียนกระดาษ ลดความผิดพลาด และทำให้ทุกข้อมูลอยู่ในระบบเดียวแบบเป็นระเบียบ
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- จัดเตรียมห้องหรืออุปกรณ์ได้ตรงตามความต้องการลูกค้า
- จัดการลานจอดรถง่ายขึ้นเพราะมีบันทึกทะเบียนรถครบทุกครั้ง
- ลดความเสี่ยงข้อมูลตกหล่นหรือเขียนผิด
- ดูประวัติลูกค้าได้ทันที เหมาะกับการทำโปรลูกค้าประจำหรือแขก VIP
- เพิ่มความเร็วในการบริการเพราะเห็นสถานะห้องทั้งหมดในหน้าเดียว
⭐ระบบแท็กลูกค้า (Customer Tagging System)
ระบบแท็กช่วยให้โรงแรมจำแนกและจัดกลุ่มลูกค้าได้อย่างอิสระ เช่น VIP, ลูกค้าประจำ, จองผ่าน LINE OA, กลุ่มทัวร์, ครอบครัว หรือกลุ่มที่มีความต้องการเฉพาะ ทำให้พนักงานทุกคนเข้าใจบริบทของลูกค้าคนนั้นทันทีตั้งแต่เปิดหน้าการจอง ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเพิ่มเติม ระบบจะแสดงแท็กเด่นชัดในหน้าการจอง รายการเข้าพัก และประวัติลูกค้าทั้งหมด ซึ่งทำให้การให้บริการมีความเป็นมืออาชีพและสม่ำเสมอกว่าเดิม
แท็กยังสามารถนำไปใช้ในด้านการตลาด เช่น ส่งโปรโมชั่นเฉพาะกลุ่ม ทำส่วนลดตามระดับ VIP หรือใช้ข้อมูลแท็กร่วมกับรายงานเพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า เช่น กลุ่มไหนเข้าพักบ่อยที่สุด หรือช่วงเทศกาลไหนมีลูกค้ากลุ่มครอบครัวเพิ่มขึ้น
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- พนักงานทุกคนเข้าใจสถานะลูกค้าทันทีแม้เป็นลูกค้าใหม่
- ใช้แท็กเพื่อทำโปรโมชั่นเฉพาะกลุ่มได้แม่นยำ
- วิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าเพื่อวางแผนธุรกิจได้ง่ายขึ้น
- สร้างประสบการณ์บริการที่ดีขึ้นและทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการซ้ำ
- ช่วยให้การทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน แม้เปลี่ยนพนักงาน
⭐ระบบเช็คอิน–เช็คเอาท์ (Check-in / Check-out System)
ระบบเช็คอิน–เช็คเอาท์ออกแบบมาเพื่อให้โรงแรมจัดการผู้เข้าพักได้ครบทุกขั้นตอน ตั้งแต่การดูรายการจอง ค้นหา จัดการสถานะห้อง จนถึงการเก็บเงินและออกใบเสร็จ ทั้งหมดรวมอยู่ในหน้าจอเดียว ทำให้พนักงานทำงานได้รวดเร็ว ลดความผิดพลาด และช่วยให้ผู้จัดการมองภาพรวมโรงแรมได้ทันที
ระบบสามารถแสดงข้อมูลสำคัญของวันนี้แบบเรียลไทม์ ทำให้เห็นจำนวนเช็คอินและเช็คเอาท์วันนี้ ห้องที่มีผู้เข้าพัก และห้องที่ค้างชำระ ระบบช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานวางแผนงานได้ทันที เช่น จัดสรรห้องว่างสำหรับลูกค้าที่มาถึง วางแผนงานแม่บ้าน และตรวจสอบยอดค้างชำระ
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- เห็นภาพรวมโรงแรมในทันที ลดการเปิดหลายเมนู
- วางแผนงานของพนักงานและแม่บ้านได้รวดเร็ว
- ตรวจสอบยอดค้างชำระและจัดการปัญหาได้ทันที
หน้ารายการจอง (Booking List) ช่วยให้ค้นหาและกรองการจองได้ละเอียด ไม่ว่าจะเป็นชื่อลูกค้า เลขที่การจอง เบอร์โทร หรือเลขห้อง รวมถึงตัวกรองวันที่เช็คอิน–เช็คเอาท์ สถานะการชำระเงิน ประเภทห้อง อาคาร ชั้น และสถานะการจอง ทำให้ค้นหาข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายและรวดเร็ว
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- ค้นหาการจองได้แม่นยำแม้มีข้อมูลเยอะ
- ลดเวลาและขั้นตอนพนักงานในการจัดการข้อมูล
- เหมาะสำหรับโรงแรมหลายอาคาร หลายชั้น หรือหลายประเภทห้อง
⭐ระบบเช็คอิน–เช็คเอาท์ (Check-in / Check-out System)
ระบบยังแสดงรายชื่อผู้เข้าพักประจำวัน พร้อมสถานะเช็คอิน–เช็คเอาท์ และจำนวนคืน ทำให้พนักงานเห็นกิจกรรมทั้งหมดของวัน เช่น ใครเช็คอินแล้ว ใครเช็คเอาท์ หรือใครพักอยู่ห้องไหน
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- เห็นภาพกิจกรรมทั้งหมดของวันนี้ครบถ้วน
- ลดความสับสนและช่วยให้พนักงานจัดลำดับงานได้ง่าย
- ประสานงานแม่บ้านและบริการลูกค้าได้ทันที
เมื่อคลิกเข้าไปที่ Booking รายการหนึ่ง ระบบมีปุ่มเช็คอิน–เช็คเอาท์ พร้อมบันทึกโน้ตเพิ่มเติม เช่น ขยายเวลาเช็คเอาท์ หรือคำขอลูกค้า และระบบจะเตือนหากมียอดค้างชำระก่อนอนุญาตให้เช็คเอาท์
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- ป้องกันการปล่อยลูกค้าออกโดยยังไม่เก็บเงิน
- ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
- บริการลูกค้าเป็นมาตรฐานและมืออาชีพมากขึ้น
⭐ระบบบันทึกรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมระหว่างเข้าพัก (Additional Charges Management – During Stay)
ระบบรองรับการบันทึกรายการ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมระหว่างเข้าพัก เช่น มินิบาร์ ซักรีด อาหาร หรือบริการเสริมต่าง ๆ โดยผู้ดูแลสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์ ระบบจะรวมยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมดเข้ากับใบเสร็จโดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานไม่ต้องรวมบิลด้วยตัวเองหรือจดบันทึกแยก และสามารถตรวจสอบยอดรวมของแต่ละห้องได้ทันที
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- ลดโอกาสตกหล่นค่าใช้จ่ายระหว่างเข้าพัก
- ออกใบเสร็จครบถ้วนและแม่นยำ
- ตรวจสอบยอดรวมของแต่ละห้องและรายงานรายรับได้ง่าย
- เพิ่มความสะดวกและความเร็วในการให้บริการลูกค้า
⭐ระบบรายการจอง (Booking Management)
ระบบรายการจองช่วยให้โรงแรมจัดการการจองได้ครบตั้งแต่การสร้างการจองใหม่ แก้ไข หรือยกเลิกการจองในหน้าจอเดียว ผู้ใช้สามารถดูรายละเอียดการจองทั้งหมด เช่น วันที่เช็คอิน–เช็คเอาท์ ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก และสถานะการชำระเงิน พร้อมระบบค้นหาและกรองขั้นสูง ทำให้สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว
ระบบยังแสดงมุมมองภาพรวมของการจอง เช่น ตามอาคาร ชั้น หรือประเภทห้อง ช่วยให้เห็นว่าห้องประเภทใดได้รับความนิยมสูง หรือช่วงไหนห้องถูกจองเต็ม ทำให้สามารถวางแผนโปรโมชั่นหรือปรับราคาห้องได้ทันที
🌟ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- จัดการการจองทั้งหมดในที่เดียว ลดความสับสนและซ้ำซ้อน
- แก้ไขหรือยกเลิกการจองได้ง่าย ไม่ต้องค้นหลายเมนู
- เห็นภาพรวมการจองตามอาคาร ชั้น หรือประเภทห้อง ช่วยวางแผนการขายและโปรโมชั่น
- เพิ่มความสะดวกในการตรวจสอบสถานะการชำระเงินของลูกค้า
⭐กำหนดราคาห้องตามฤดูกาลและวันพิเศษ (Dynamic Room Pricing)
ระบบรองรับการตั้งราคาห้องพักแบบยืดหยุ่นตามความต้องการของโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นช่วงไฮซีซัน วันหยุดยาว หรือวันศุกร์–เสาร์ที่มีอัตราการเข้าพักสูง โดยผู้ดูแลสามารถกำหนดราคาได้หลายรูปแบบ เช่น
- ตั้งราคาประจำวัน เช่น ศุกร์–เสาร์ราคาแพงกว่า
- ตั้งราคาเฉพาะวันที่เลือกเอง (Manual Override) เช่น 28 ธ.ค.–2 ม.ค. ราคาเฉพาะกิจ
- ตั้งราคาแบบช่วงฤดูกาล เช่น High Season / Low Season
- ตั้งราคาเฉพาะห้อง หรือทั้งประเภทห้อง
ระบบจะนำราคาที่กำหนดไปแสดงในปฏิทินการจองอัตโนมัติ ทำให้พนักงานเห็นราคาถูกต้องทันที และลดความผิดพลาดในการคีย์ราคาเอง ช่วยให้โรงแรมจัดการรายได้ได้แม่นยำขึ้นและวางแผนตามฤดูกาลท่องเที่ยวได้ง่ายกว่าเดิม
⭐ จัดการกรณีลูกค้า “ไม่มาเช็คอิน”
(No-Show Management – Manual Action)
ระบบจะแสดงรายการจองที่เลยเวลานัดเช็คอินแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่เข้าพัก เพื่อให้พนักงานทราบทันทีโดยไม่ต้องเปิดค้นหาหลายเมนู รายการดังกล่าวจะถูกทำเครื่องหมายเป็นสถานะ “เลยกำหนดเช็คอิน (No-Show Alert)” บนหน้า Booking อย่างชัดเจน และมีปุ่มให้พนักงานกดเปลี่ยนสถานะเป็น “No-Show (เลยกำหนดเช็คอิน)” เมื่อได้ตรวจสอบครบถ้วนแล้ว
หลังจากพนักงานกดเปลี่ยนสถานะ ระบบจะปล่อยห้องกลับเป็น “ห้องว่าง” โดยอัตโนมัติ และบันทึกข้อมูลไว้สำหรับตรวจสอบย้อนหลัง เช่น เหตุผลที่ลูกค้าไม่มา ช่องทางการติดต่อ หรือโน้ตพิเศษของฟรอนต์ ทำให้กระบวนการจัดการห้องมีความถูกต้อง และลดโอกาสสับสนเมื่อมีงานเร่งด่วน
ระบบยังมีรายงานสรุป No-Show รายเดือน เพื่อช่วยให้ฝ่ายบริหารเห็นแนวโน้มของลูกค้าที่ไม่เข้าพัก นำไปใช้ประเมินนโยบายเกี่ยวกับการมัดจำ การยืนยันการจอง หรือการติดตามลูกค้าก่อนถึงวันเข้าพักได้อย่างเหมาะสม
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- เห็นรายการที่เสี่ยง No-Show ได้ทันที จากการแจ้งเตือนของระบบ ไม่ต้องเปิดหาทีละรายการ
- ลดการถือห้องเกินจำเป็น พนักงานกด No-Show แล้ว ห้องจะถูกปล่อยกลับอย่างถูกต้อง
- เพิ่มโอกาสขายห้องว่างเร่งด่วน เช่น Walk-in หรือการจองออนไลน์ในนาทีสุดท้าย
- มีประวัติชัดเจน ทั้งเหตุผล การติดต่อลูกค้า และผู้ที่ดำเนินการ ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- งานฟรอนต์มีความเป็นระบบมากขึ้น ไม่ตกหล่น ไม่ลืมรายการที่เลยเวลาเช็คอิน
- รายงานสรุปช่วยบริหารงานดีขึ้น เช่น ตั้งมัดจำขั้นต่ำ หรือปรับขั้นตอนยืนยันการจองให้รัดกุม
- ลดความกดดันของพนักงาน เพราะระบบช่วยเตือนรายการที่เลยกำหนด ไม่ต้องตามหาด้วยตัวเองทุกบิล
⭐จัดการงานทำความสะอาด (Housekeeping Management)
ระบบงานแม่บ้านช่วยให้โรงแรมบริหารการทำความสะอาดห้องพักได้อย่างเป็นระบบ โดยแสดงสถานะของแต่ละห้องแบบเรียลไทม์ เช่น “ต้องทำความสะอาด”, “กำลังทำความสะอาด” หรือ “ทำความสะอาดเสร็จแล้ว” พนักงานสามารถกดอัปเดตสถานะได้ทันทีจากมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ทำให้ฟรอนต์เดสก์และแม่บ้านเห็นข้อมูลตรงกัน ลดความสับสนในช่วงเวลางานเยอะ นอกจากนี้ยังมีปุ่มสำหรับ “บันทึกแม่บ้านเข้าทำความสะอาด” เพื่อระบุว่าแม่บ้านคนใดเป็นผู้รับผิดชอบ พร้อมเวลาที่เริ่มงานและเวลาที่ออกจากห้อง เพื่อช่วยติดตามคุณภาพงานและประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละวันอย่างละเอียด
ระบบยังรองรับการบันทึกโน้ตงานทำความสะอาด เช่น พบของลืม, อุปกรณ์ในห้องชำรุด, ของใช้ใกล้หมด หรือคำขอบริการพิเศษของลูกค้า ทำให้ฟรอนต์และฝ่ายซ่อมบำรุงสามารถดำเนินการต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องสื่อสารกันหลายรอบ ทุกข้อมูลจะถูกบันทึกลงระบบเพื่อให้ติดตามย้อนหลังได้ และช่วยโรงแรมรักษามาตรฐานการบริการในทุกขั้นตอน
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- รู้สถานะห้องแบบเรียลไทม์ ทำให้ฟรอนต์รู้ทันทีว่าห้องไหนพร้อมให้ลูกค้าเข้าพัก
- ลดความผิดพลาดระหว่างแผนก เพราะข้อมูลแม่บ้าน–ฟรอนต์ตรงกันทุกห้อง
- ติดตามประสิทธิภาพแม่บ้านได้ง่าย จากเวลาที่บันทึกเริ่มงานและเสร็จงาน
- ช่วยควบคุมคุณภาพความสะอาด ด้วยบันทึกโน้ต เช่น ของลืมหรือปัญหาในห้อง
- ลดงานสื่อสารซ้ำซ้อน ไม่ต้องโทรถามสถานะห้องทุกครั้ง
- เตรียมห้องให้ลูกค้าได้ตรงเวลา ทำให้บริการมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- ข้อมูลย้อนกลับตรวจสอบได้ ช่วยแก้ปัญหาข้อร้องเรียนได้อย่างชัดเจน
ฟีเจอร์เสริมเพิ่มเติม (Extra Features)
⭐ งานซ่อมบำรุงโรงแรม (Hotel Maintenance System)
ระบบช่วยให้โรงแรมจัดการงานซ่อมบำรุงได้ครบวงจร ตั้งแต่สร้างคำขอบำรุงรักษา ระบุห้องพัก ประเภทงาน และรายละเอียดปัญหา พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบและผู้แจ้งงาน บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งงานซ่อม งานจัดซื้อ และบริการภายนอก รวมถึงแนบรูปภาพประกอบงานได้ ระบบสามารถติดตามสถานะงานตั้งแต่ “ฉบับร่าง” → “กำลังดำเนินการ” → “เสร็จสิ้น” → “ยกเลิก” พร้อมตรวจสอบวันที่เริ่มและสิ้นสุด ลดความผิดพลาด และบันทึกประวัติงานซ่อมย้อนหลังได้ ทำให้ฝ่ายบริหารมองภาพรวมงานซ่อมทั้งหมด ตรวจสอบความคืบหน้า วางแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน และควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
🌟ข้อดีสำหรับโรงแรม:
- งานซ่อมไม่ตกหล่น ลดความสับสนและซ้ำซ้อน
- แยกประเภทงานชัดเจน วางแผนล่วงหน้าได้
- ตรวจสอบค่าใช้จ่ายครบถ้วน ลดความเสี่ยงงบเกิน
- มีประวัติงานย้อนหลัง ใช้วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดซ้ำ
- เพิ่มความมืออาชีพและความสะดวกในการบริหารงาน
⭐ระบบรายงาน (Reports)
ระบบรายงานช่วยให้โรงแรมวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจองและผู้เข้าพัก โดยสามารถสร้างรายงานได้หลายประเภท เช่น รายงานการเข้าพักรายวัน รายเดือน รายปี รายงานการชำระเงิน รายงานรายได้จากห้องและบริการเสริม และรายงานสถานะห้องว่าง–เต็ม ระบบยังสามารถกรองข้อมูลตามวันที่ ประเภทห้อง อาคาร ชั้น หรือแท็กลูกค้า ทำให้ผู้จัดการตัดสินใจเชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ ระบบสามารถส่งออกรายงานเป็นไฟล์ Excel เพื่อนำไปใช้งานต่อ เช่น การวิเคราะห์รายได้ หรือสรุปบัญชีสำหรับฝ่ายการเงิน
🌟 ข้อดีสำหรับโรงแรม
- วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจองและรายได้
- ตรวจสอบยอดชำระเงินและสถานะการจองอย่างชัดเจน
- ช่วยวางแผนโปรโมชั่น ปรับราคาห้อง หรือจัดการทรัพยากรได้ดีขึ้น
- ส่งออกรายงาน PDF/Excel ใช้งานง่ายและเป็นหลักฐานทางบัญชี
- เพิ่มความสะดวกในการตรวจสอบและสรุปผลทั้งแบบรายวัน รายเดือน และรายปี
⭐การบันทึกข้อมูลที่ดีกว่า Excel, มีประวัติการทำรายการของพนักงาน
ระบบถูกออกแบบให้จัดการข้อมูลโรงแรมแบบมืออาชีพ ปลอดภัยกว่า และลดความผิดพลาดที่มักเกิดใน Excel เช่น การกรอกผิดตำแหน่ง ไฟล์ซ้ำ หรือข้อมูลหาย โดยข้อมูลทุกอย่างถูกเก็บในฐานข้อมูลกลาง ไม่ต้องกลัวไฟล์พังหรือเวอร์ชันไม่ตรงกัน ทุกครั้งที่พนักงานแก้ไขข้อมูล เช่น การเช็คอิน–เช็คเอาท์ เปลี่ยนห้อง หรือปรับสถานะ ระบบจะบันทึกอัตโนมัติว่า “ใครเป็นคนทำ เวลาใด และแก้อะไร” เพื่อความโปร่งใสและความปลอดภัย
🌟 ข้อดีที่โรงแรมได้รับ
- ข้อมูลไม่สูญหายง่ายเหมือนไฟล์ Excel
- ไม่มีปัญหาไฟล์หลายเวอร์ชัน
- ลดความผิดพลาดจากการกรอก/คัดลอกข้อมูล
- ค้นหาข้อมูลได้เร็วกว่าไฟล์ Excel หลายแผ่น
- ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกขั้นตอน
- ป้องกันการแก้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ช่วยผู้จัดการวิเคราะห์ปัญหาหรือความผิดพลาดได้ง่าย
- เพิ่มความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของระบบโดยรวม
